Wirtschaftstreuhänder Gruber
Steuerberatungs GmbH

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Registrierkasse – Jahresbeleg prüfen und Daten sichern

Seit letztem Jahr führt das Finanzamt vermehrt und regelmäßig Überprüfungen der Registrierkassen durch. Falls Sie eine Registrierkasse verwenden achten Sie daher darauf, dass Sie diese auch ordnungsgemäß verwenden.

Angesichts des Jahreswechsels ist hier in erster Linie auf die Erstellung und Überprüfung des Jahresbelegs zu achten. Zum Abschluss Ihres Geschäftsjahres müssen Sie mit jeder Registrierkasse einen Jahresbeleg erstellen. Der Jahresbeleg ist der Monatsbeleg für Dezember. Wie jeder andere Monatsbeleg ist auch der Monatsbeleg Dezember ein Nullbeleg. Dieser Beleg muss mit der BMF Belegcheck-App und einem Authentifizierungs­code überprüft werden. Diesen Code können Sie in Finanz Online erstellen bzw. einsehen. Wenn Ihre Registrierkasse über Webservice angebunden ist, erfolgt die Überprüfung automatisch. Die Überprüfung muss bis zum 15.02.2019 erfolgen.

Ebenso verpflichtend ist die quartalsweise Sicherung des Datenerfassungsprotokolls.  Diese DEP Datei im Format *.json muss außerhalb der Registrierkasse selbst (PC, USB Stick) gespeichert und 7 Jahre aufbewahrt werden. Das Finanzamt führt Überprüfungen ausschließlich anhand dieser Datei durch. Eine externe Datensicherung ist natürlich auch dann notwendig, wenn die Registrierkasse getauscht, außer Betrieb genommen oder z.B. an einen Betriebsnachfolger veräußert wird. Eine Außerbetriebnahme muss ebenfalls über Finanz Online gemeldet werden. 

Achten Sie auch darauf, dass die Daten im Datenerfassungsprotokoll exakt mit der Buchhaltung übereinstimmen. Sie erreichen dies durch einen pünktlichen Monatsabschluss am Monatsletzten, die richtige Belegung aller Tasten mit den richtigen Mehrwertsteuersätzen und das „richtige Tippen“ von z.B. verkauften und eingelösten Gutscheinen.